フレンディア : ご利用方法

お申し込みから、ご利用までの流れは以下のとおりです。

１．お申し込み

ご来館またはお電話（048-227-7603）にてお申し込みください。受付時間は午前9時より午後6時までです。（2021年4月1日より）その際、以下についてお知らせいただきます。

ご予約以外のお問い合わせにつきましては下記のメールにてお問合せください。
翌日10時以降こちらよりご連絡させて頂きます。
frendia@okura-ep.co.jp

ご住所、ご利用団体名、その代表者のお名前、担当者のお名前、連絡先電話番号
ご利用の年月日とお時間。（時間は搬入から搬出までです）
催し物の名称と内容
ご利用時間区分、付属設備のご利用の有無、ご飲食の有無
お支払い方法

※お申し込みに当たってはこちらの利用予約申込書をプリントし、ご記入の上お持ちいただきますと、スムーズな受付が可能となります。（利用申込書をプリントするにはAdobe Readerが必要です。Adobe Readerはアドビシステムズ社のサイトからダウンロードできます。）

お申し込み開始期間は次の通りです。

全室を２以上の時間区分にわたりご利用の方　：ご利用日の1年間前の月の初日から
上記以外の方：ご利用日の6ヶ月前の月の初日から

２．ご利用許可書の発行

申請いただきました内容を審査のうえ、利用許可書を発行いたします。こちらはご利用当日に事務所にご提示いただきますので、大切に保管ください。

３．事前のご準備

ご利用日の1ヶ月前から2週間前までに、当日ご利用いただく附属設備やレイアウト、ご飲食などについて、事前の打ち合わせをお願いしております。　ご利用当日の進行台本、プログラム、あるいはスケジュール表などをご準備ください。

４．ご利用

施設、備品をご利用になる場合は、ご申請の代表者、担当者または打ち合わせ時の責任者の方が、当日事務所へ利用許可書をご提示の上ご利用ください。
尚、当ホールは床がカーペット敷きのため、残念ながらホールでのダンス、激しいスポーツなどはお断りしております。　ダンスフロアを持ち込んでのご利用もできません。
また、行政センターが隣接しておりますことから、カラオケ、吹奏楽、ロックコンサートなど、大きな音が出るイベントにもご利用いただくことはできません。

利用者側のご都合によりご利用を取り消された場合、納入済みの利用料金はお返しできません。　但し、以下の場合は一度だけ変更をお受けいたします。変更内容に応じて、変更可能時期やキャンセル料が異なりますのでご注意ください。下記の変更可能時期を過ぎますと取り消しや変更はできず、全額キャンセル料の対象となります。

取り消し及び変更のお手続きは、利用料金納入後のみとなります。お手数ですが許可書をお持ちの上ご来館ください。

変更内容	取消変更可能時期	キャンセル料
ご利用室数	ご利用日の前日から数えて 30日前まで可能	利用料金の30％
ご利用時間区分	ご利用日の前日から数えて 30日前まで可能	利用料金の30％
ご利用日（室数や時間区分の変更が無い場合）	ご利用日の前日から数えて 30日前まで可能	発生しません
入場料金	いつでも可能	発生しません
拡張利用	いつでも可能	発生しません

既に本契約をいただいたご宴会等をお客様の都合によりお取り消しになる場合は以下の解約料金を頂戴いたします。

お取り消し日	解約料金
1.ご利用日の20日前までのお取り消しの場合	無料
2.ご利用日の19日前から10日前までのお取り消しの場合	お見積金額の50％
3.ご利用の9日前から2日前までのお取り消しの場合	お見積金額の80％
4.ご利用日の前日及び当日のお取り消しの場合	お見積金額の100％

ただし会場費は全額頂きます。既に発注、その他手配が完了している物については、前記解約料のほかに印刷物等はその実費を、また別注品はその料金を頂戴いたします。
お申込金のある場合は、ご精算時に充当させていただきます。
期日の変更は、原則として解約の扱いとさせていただきます。
料理・飲み物等をご用意させていただく最終人数は、ご利用日の7日前までにご連絡ください。それ以降、出席者数が減少した場合でも人数分の料金を請求させていただきます。